공직자에게 문서 작성은 단순한 기록이 아닌, 행정의 신뢰를 결정짓는 중요한 행위입니다. 보고서, 기획서, 회의록, 공문 등은 모두 조직의 의사를 전달하고 기록으로 남기기 때문에, 그 내용과 표현은 명확하고 윤리적이어야 합니다. 그러나 실제 행정 현장에서는 과도한 미화, 주관적 해석, 불완전한 인용 등으로 인해 문서의 신뢰도가 흔들리는 일이 빈번하게 발생합니다. 특히 공직 문서에서 사실과 다른 표현이나 정제되지 않은 언어는 국민 신뢰를 저하시키고 조직 전체에 부정적 영향을 줄 수 있습니다. 이 글에서는 공직자 문서 작성 시 반드시 지켜야 할 윤리 기준과 책임 있는 표현 방식을 다루고자 합니다.
1. 공직자 문서 작성의 기본 윤리 – 주관을 배제한 명확한 사실 전달
공직자가 작성하는 모든 문서는 공공의 기록이며, 향후 행정 감사나 정보 공개 요청 시 근거 자료로 활용됩니다. 따라서 문서에는 작성자의 감정, 추측, 과장된 표현이 포함되어서는 안 됩니다. 문서의 문장은 반드시 사실에 기반해 작성되어야 하며, 특정 인물이나 정책에 대한 주관적 평가는 배제해야 합니다. 예를 들어, “열악한 환경 속에서도 탁월한 성과를 거두었다”는 문장은 객관적인 근거가 없다면 주관적 해석으로 간주되어 문제가 될 수 있습니다.
또한 공직 문서에서 사용되는 용어는 누구나 이해할 수 있는 평이한 언어로 구성되어야 하며, 전문용어나 약어는 필요시 설명을 병기해야 합니다. 문장 간 논리적 흐름도 중요합니다. 불필요한 수식어나 반복 표현은 지양하고, 핵심 내용을 중심으로 명확하게 기술해야 합니다. 특히 회의록이나 협조 공문 작성 시 ‘누가’, ‘언제’, ‘어디서’, ‘무엇을’, ‘왜’, ‘어떻게’라는 6하 원칙을 기준으로 서술하면 문서의 신뢰도를 높일 수 있습니다.
공직 문서는 개인의 소유물이 아니라 조직의 자산이므로, 작성 후 검토와 피드백 과정을 반드시 거쳐야 합니다. 이때 윤리적 판단 기준은 ‘이 문서가 외부에 공개되었을 때도 문제가 없는가?’라는 질문을 스스로에게 던지는 것입니다. 과도한 자기 PR, 책임 회피성 문구, 사실과 다른 평가 문장은 조직 전체의 신뢰를 저해할 수 있습니다.
2. 기록으로서의 문서 – 사실 왜곡과 정보 누락의 위험
공직자가 작성하는 문서는 미래의 의사결정이나 정책 수립의 기초 자료로 활용되기 때문에, 사실 왜곡이나 의도적 정보 누락은 치명적인 행정 오류로 이어질 수 있습니다. 대표적인 사례로는 통계 수치를 부풀리거나, 부정적인 내용을 의도적으로 누락하여 조직 실적을 긍정적으로 포장하는 행위가 있습니다. 이는 단순한 실수가 아니라, 윤리적 책임을 수반하는 위법 행위로 간주될 수 있습니다.
또한 회의록 작성 시 참석자의 발언을 의도적으로 생략하거나, 특정 발언만을 강조하여 회의 결과를 왜곡하는 일도 빈번합니다. 이러한 기록은 조직의 역사와 정책 방향을 잘못된 방식으로 고착화시킬 수 있으며, 향후 문제 발생 시 책임 소재를 흐리게 만들어 감사 및 조사 과정에서 불리하게 작용할 수 있습니다. 따라서 기록의 정확성과 투명성은 공직자의 문서 작성 윤리에서 핵심입니다.
사실을 명확히 전달하는 문서는 논란의 소지를 줄이고, 정책 추진에 있어 신뢰 기반을 제공하는 역할을 합니다. 이에 따라 모든 문서는 작성 시점의 상황, 출처, 수치 기준 등을 명확히 기재해야 하며, 이중 확인 절차를 통해 오류 가능성을 줄여야 합니다. 필요하다면 문서 내에 ‘이 자료는 00년 00월 기준임’을 명시하거나, 관련 법령 및 통계 출처를 각주 형태로 병기하는 것도 바람직합니다. 투명한 기록은 행정의 품질을 높이는 지름길입니다.
3. 책임 있는 표현 – 공문서에서의 어휘 선택과 표현의 경계
공직 문서에서 사용하는 표현은 단어 하나에도 책임이 따릅니다. “최고”, “탁월”, “완벽”과 같은 절대 표현은 되도록 지양하고, 구체적인 수치나 근거 중심으로 작성하는 것이 바람직합니다. 예컨대 “지난 분기 대비 15% 향상된 실적”과 같은 문장은 신뢰도 높은 표현이 될 수 있지만, 단순히 “성과가 매우 뛰어났다”는 식의 문장은 모호성을 유발합니다.
또한 부정적 표현도 주의가 필요합니다. 정책 실패나 예산 집행 미흡 사례를 다룰 때는 “실패”, “무능”과 같은 자극적인 단어보다는 “성과 미흡”, “개선 필요” 등 중립적이고 전문적인 어휘를 선택하는 것이 조직의 신뢰도를 유지하는 데 도움이 됩니다. 표현 하나하나가 대외적으로 해석될 수 있기 때문에, 문서 작성 시 ‘기록은 언제든 공개될 수 있다’는 전제를 염두에 두는 것이 좋습니다.
더불어 공식 문서에서는 존칭이나 비격식 표현은 삼가야 하며, ‘~했습니다’보다는 ‘~하였다’ 또는 ‘~하였다로 기록되었다’는 식의 문체가 더 적합합니다. 감정이 실린 표현이나 과도한 강조는 공식 문서의 품위를 떨어뜨릴 수 있으며, 조직의 입장을 전달하는 데 혼란을 줄 수 있습니다. 기관 내부에서 사용하는 내부 문건이라 할지라도, 문서 공유 범위를 예측할 수 없으므로 항상 공개 기준을 염두에 두고 작성해야 합니다.
결국 공직자의 문서 작성은 단순한 기술이 아니라 윤리의식과 책임감이 요구되는 행위입니다. 하나의 문장이 잘못 전달되면 정책에 대한 오해, 조직에 대한 불신, 나아가 국민의 행정 불신으로 이어질 수 있기 때문에, 표현 하나하나에도 신중을 기하는 태도가 필요합니다. 이는 공직자의 기본 책무이며, 모든 문서는 법적 책임을 동반한다는 점에서 더욱 철저한 자기 검열이 필요합니다.